Alfresco



ECMS (ECM/CMS/DMS) System zur sicheren Aktenführung und -verwaltung, Dokumentenmanagement und Rich-Media Support, Teamarbeit über sogenannte Sites, Automatisation von Geschäftsprozessen, Mobile Content Management. Alfresco One Enterprise ist eine (wahlweise) hybride ECM-Lösung (on premise und Cloud Synchronisation) mit Add-ons für DOD 5015.02 zertifiziertes Records Management und Compliance (!), Workflow-Verfolgung, Case Management und Arbeitsvorrat (Workdesk), Apache solr-basiertem Indexserver zur schnellen Suche, Tagging, Versioning, Zugriffsberechtigungen, u.v.a. Mit Activiti ist ein BPMN2 Workflow integriert. Integrationen u.a. mit Liferay, Sharepoint, MS Office und Outlook, SAP. Erweiterbare, anpassbare Plattform.

Anwender von OpenOffice.org oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. Die dort abgelegten Daten können automatisch (regelbasiert oder policygesteuert) in beliebige Formate (XML-Format, PDF, etc) umgewandelt werden. Alfresco bietet eine integrierte Workflowengine mit BPMN-2.0-Unterstützung, erweiterte und speicherbare Suchmöglichkeiten auf Basis von Lucene, Schriftgutverwaltung sowie eine Check-In/Check-Out- und Versionierungskontrolle. Alfresco enthält einen SMTP und IMAP Mailserver. Ebenso steht über ein Plugin eine Integration in Office 2003 zur Verfügung. Zur Integration der Office-Pakete 2007 und 2010 werden ab Version 3.3 Teile des MS-Sharepoint-Protokollstacks unterstützt.
Alfresco Sites unterstützen die Zusammenarbeit in virtuellen Gruppen. Über konfigurierbare Site Dashboards lassen sich Funktionalitäten einbinden: Kalender, Wiki, Diskussionsforum, Blog, Link-Verwaltung, generische Datenlisten, u.a. Social features (like, favorite, und Kommentare zu Dateien und Ordner) sind eingebaut. Mit Site Activities ist ein Aktivitätenstrom pro Site (Gruppe) anzeig- und filterbar, und per RSS abonnierbar. Über Alfresco Analytics lassen sich Reports zur Wissensauswertung erstellen, mit vollem Zugriff auf Alfresco Content und Aktivitäten.
Interessant für Berechtigungen, Frei/Sicher Pools, etc ist die Konfigurierbarkeit des Repository, inkl. Verwaltung von Metadaten und das "Aspects" Konzept von Alfresco.
Alfresco läßt sich modular erweitern, es gibt einen Katalog mit hunderten Add-ons: http://addons.alfresco.com/

Bewertung 8: Daten sind in Repositories und relationalen DB (MySQL oder PostgreSQL) abgelegt.
Alfresco implementiert viele offene Standards wie CMIS 1.1, REST API, Java Content Repository API, RSS, SOAP-Webdienste, NFS, FTP, WebDAV, Common Internet File System (CIFS), SMTP, IMAP, LDAP, MS Active Directory. Die Migration von Dokumenten zu einem anderen CMIS fähigen DMS ist mit dem Cloudoku Add-On sehr einfach möglich. Kalender ist mit iCal Feed lesbar, aber nicht synchronisierbar.

Vitalität hoch: Aktive Community, professionelles Unternehmen, hohe Verbreitung und Bekanntheit. Die Alfresco Community Edition hat eingeschränkten Funktionsumfang und keinen professionellen Support, siehe Alfresco Editionen Vergleich im Überblick bzw. Unterschiede im Detail.

"Täglich bearbeiten über 7 Millionen Anwender aus Unternehmen in 180 Ländern rund 4 Milliarden Dokumente, Dateien und Abläufe mit Alfresco – hinter der Firewall, in der Cloud oder gar auf mobilen Geräten." - Selbstbeschreibung von Alfresco.com

Technologie: Java EE
Alfresco basiert auf Open-Source-Technologien wie Spring, JBoss, jBPM, MyBatis, Lucene und JavaServer Faces. Die modulare Java-Architektur erlaubt es unter Verwendung des Spring-Frameworks, neue Funktionalität hinzuzufügen oder zu ändern, ohne dass der eigentliche Code der Anwendung verändert werden muss.
Interessant für Enterprise Installationen sind Architektur Features von Alfresco One wie:

  • Hybrid-Cloud: synchronisieren von Inhalten und Abläufen
  • Skalierbarkeit und Performance (einschließlich Clustering)
  • Content Zugriff über verschiedene Protokolle (CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint)
  • Beliebig anpassbare und erweiterbare Metadaten,
  • siehe http://docs.alfresco.com/5.0/concepts/content-repo-about.html, u.a. Rules & Actions, die bei Ordnern hinterlegt werden können (zB. für Staging oder automatische Dateikonvertierungen)
  • Alfresco Surf ist eine mitgelieferte Spring Framework Erweiterung, die Programmierung / Scripting zuläßt. Siehe http://docs.alfresco.com/4.0/concepts/surf-fwork-intro.html
  • Insgesamt ausgezeichnete Architektur, siehe http://docs.alfresco.com/5.0/concepts/alfresco-arch-about.html und Unterseiten.

Alfresco ist auch als App für Android und iOS verfügbar, mit Zugang zu Dokumenten und Workflow Abwicklung: https://www.alfresco.com/products/mobile

Lizenz: LGPL für die Community Edition

Alfresco One (Enterprise Edition) ist prorietär, diese beinhaltet zusätzliche Funktionen, wie AOS (direkte Anbindung von Microsoft Office & Outlook).

Support: Professioneller Support für Alfresco One Enterprise ist kostenpflichtig (Alfresco One Enterprise Subscriptionen).
Kein professioneller Support für Community Edition, sondern über sehr aktive Foren. 

https://www.alfresco.com/de
https://de.wikipedia.org/wiki/Alfresco_%28Software%29
https://www.trustradius.com/products/alfresco/reviews
http://docs.alfresco.com/http://docs.alfresco.com/5.0/concepts/aspect-about.html

Anmerkungen: Aufgrund der Modularität, Standards-Unterstützung, gut dokumentierten API, und weiten Verbreitung von Alfresco werden auch Anforderungen leicht erfüllbar sein, die Alfresco nicht out-of-the-box liefert.
Es gibt ein Umfrage Add-on, siehe: http://addons.alfresco.com/addons/site-poll-dashlet. Qualität wurde nicht untersucht.
Screencast für die CMIS Integration von Alfresco mit LibreOffice: www.youtube.com/watch?v=nrz58q3PpqE , geht auch mit Java Applet.